H-SCAN, מורנינג ויומנאי: מה קורה אחרי סריקת החשבונית?

שלושת הכלים קוראים חשבונית. ההבדל ביניהם הוא במה שקורה אחרי הקריאה: מי קובע איזה מסמך זה, לאיזה ספק הוא שייך, לאיזה חשבון הוצאה הוא נרשם וכמה מע״מ מוכר עליו.

ב־H-SCAN אתם קובעים. בוחרים סוג תנועה לפני הסריקה, והמערכת ממלאת ארבעה שדות. במורנינג ההוצאה נרשמת בתוך מורנינג, לפי סוגי הוצאות שהוגדרו מראש. יומנאי קובע את כל אלה לכל מסמך בנפרד, לפי האינדקס וההיסטוריה של התיק, ומגיש לכם פקודת יומן מוכנה לאישור.

ההבדלים במבט אחד

הנתונים על H-SCAN ועל מורנינג לקוחים מדפי המוצר ומדפי העזרה הרשמיים, כפי שנבדקו בספטמבר 2026.

H-SCAN: סוג תנועה אחד לכל סריקה

דף העזרה של חשבשבת מתאר את העבודה כך: מעלים את הקבצים לתיקייה, בוחרים סוג תנועה "המתאימה לסוג המסמך", והמערכת קוראת מכל מסמך את הסכום, האסמכתא, התאריך ומספר העוסק המורשה. אם מופיע מספר הקצאה, גם הוא נקרא. אחר כך עוברים מסמך אחרי מסמך, משלימים ידנית פרטים, אסמכתא שנייה וקוד תמחיר, ולוחצים על קליטה.

בעבודה השוטפת יש לכך שלוש משמעויות:

• ממיינים לפני שסורקים. חשבונית רגילה, חשבונית זיכוי, חשבונית בלי מע״מ והוצאה במע״מ חלקי נרשמות בסוגי תנועה שונים. סוג התנועה נבחר מראש, ולכן כל קבוצה נסרקת בנפרד. חשבון עסקה או קבלה שהתערבבו בערימה מוציאים ביד.
• הספק מזוהה רק לפי מספר עוסק. כשמספר העוסק שבמסמך משויך לכרטיס קיים, מפתח החשבון נרשם לבד. כשהמספר חסר או לא נקרא, מקלידים את הכרטיס.
• חשבון ההוצאה והמע״מ נגזרים מסוג התנועה. המערכת לא בודקת מה נקנה. חשבונית דלק וחשבונית ציוד משרדי שנסרקו באותו סוג תנועה מקבלות אותו חשבון הוצאה ואותו אחוז מע״מ, עד שמתקנים.

H-SCAN חוסך את ההקלדה של השדות שהוא קורא. את ההחלטות החשבונאיות אתם מקבלים לפני הסריקה, כשאתם ממיינים ובוחרים סוג תנועה.

מורנינג: ההוצאות מתנהלות בתוך מורנינג

ניהול ההוצאות של מורנינג נבנה לבעל העסק, כדי לעקוב אחרי ההוצאות ולדווח עליהן לרואה החשבון. לפי המדריך להוספת הוצאה, כל הוצאה מועלית כקובץ נפרד ונכנסת כטיוטה לאישור. הפרטים שזוהו מתמלאים לבד. סוג ההוצאה נשאר "כללי" עד שעורכים אותו, ואת הספק בוחרים מרשימת הספקים השמורים של העסק.

את אחוז המע״מ המוכר מגדירים מראש לכל סוג הוצאה, והמדריך לסוגי הוצאות ממליץ להתייעץ על האחוזים עם רואה החשבון. בסוף התקופה העסק מפיק דוח הוצאות ודוח מע״מ ושולח אותם למשרד.

למשרדים מורנינג מציעה מערכת מייצגים, שהיא מערכת הנהלת חשבונות בפני עצמה. דף המוצר מזכיר ייצוא קבצים למערכות נוספות, בלי לפרט לאילו מערכות ובאיזה מבנה. משרד שהספרים שלו בחשבשבת, ב־Priority או בריווחית צריך לבדוק אם הייצוא מגיע כפקודות יומן באינדקס של התיק.

יומנאי: פקודת יומן מלאה לכל מסמך

בפתיחת תיק מעלים פעם אחת קובץ מבנה אחיד מהתוכנה שלכם. ממנו יומנאי בונה את אינדקס החשבונות ואת כרטיסי הספקים של התיק, ולומד מפקודות העבר איך אתם רושמים: לאיזה חשבון הולך כל ספק, כמה מע״מ מוכר לו, ומאיזה חשבון הוא משולם. מכאן כל מסמך מטופל לפי התיק שלו.

מעלים הכול יחד, בלי למיין

הלקוח שולח את המסמכים למייל או לוואטסאפ של התיק, או שאתם מעלים ערימה סרוקה כקובץ אחד. יומנאי מפריד את הקובץ למסמכים, מסמן כפילויות, ומזהה מה כל מסמך:

גם סוג התנועה נבחר לכל מסמך: הוצאה עם מע״מ, הוצאה בלי מע״מ, מע״מ 2/3, זיכוי, תשלום, תשלום עם ניכוי במקור. הכול בקודים שהמשרד כבר עובד איתם.

הספק נמצא גם בלי מספר עוסק

יומנאי מחפש את הספק באינדקס של התיק בכמה דרכים: מספר עוסק או ח.פ., שם מדויק, כינויים שכבר נלמדו ושמות דומים. כך "א.ב. שיווק ומסחר בע״מ" שעל החשבונית מגיע לכרטיס "א.ב שיווק" שבתיק. כשההתאמה לא ודאית, יומנאי בודק אם מדובר באותו עסק לפני שהוא משייך. כשמספר העוסק שבמסמך שונה מזה שבכרטיס, הכרטיס לא נבחר.

אם הספק לא קיים בתיק, יומנאי פותח לו כרטיס חדש במספור שנהוג אצלכם. הכרטיס מגיע בקובץ הקליטה יחד עם הפקודות.

חשבון ההוצאה נקבע לפי מהות החשבונית

דלק נרשם לחשבון הדלק, ציוד משרדי להוצאות משרדיות, ארוחה לכיבוד. החשבון תמיד נבחר מתוך האינדקס של התיק.

• ספק מוכר נרשם לחשבון שאליו רשמתם אותו עד היום.
• ספק שנרשם לכמה חשבונות, כמו חברת החשמל עם כמה נכסים או בזק עם כמה קווים, משויך לפי מה שכתוב במסמך: מספר לקוח, כתובת, מספר קו.
• ספק חדש מקבל חשבון לפי שורות החשבונית ותחום העיסוק שלו.

רכבים. כל רכב מקבל כרטיס משלו. יומנאי קורא את מספר הרישוי מהחשבונית ורושם את הדלק ואת הטיפולים בכרטיס של אותו רכב.

המע״מ נקבע לכל מסמך

יומנאי בנוי על חוק מע״מ והתקנות שלו, וקובע כמה מס תשומות להכיר לכל מסמך בנפרד:

• לפי סוג המסמך. על קבלה ועל חשבון עסקה לא נרשם מס תשומות, גם כשמודפס עליהם מע״מ.
• לפי סוג הספק. במסעדות ובכיבוד המע״מ לא מוכר. כך גם אצל חברות ליסינג וסוכנויות רכב, ובחשבונית של ספק מחו״ל.
• לפי הנהוג בתיק. יומנאי לומד מפקודות העבר את שיעור ההכרה של כל ספק בכל חשבון. אם הטלפון הנייד נרשם בתיק ב־2/3, גם החשבונית הבאה תירשם ב־2/3. ברכב השיעור נקבע לפי הרכב: 2/3 לרכב פרטי, מע״מ מלא לרכב מסחרי.
• לפי תאריך המסמך. שיעור המע״מ והסף למספר הקצאה נבדקים לפי התאריך שעל המסמך. חשבונית מדצמבר 2024 מחושבת ב־17%.

לפני הקליטה יומנאי מסמן חשבונית מעל הסף בלי מספר הקצאה, חשבונית שעברו יותר משישה חודשים מתאריכה, מע״מ שלא מתאים לסכום, מספר עוסק עם ספרת ביקורת שגויה, מסמך בלי מספר וחשד לכפילות. בדיקת מספר ההקצאה בודקת שהמספר מופיע כשהוא נדרש. יומנאי לא מאמת אותו מול רשות המסים.

גם התשלום נרשם

חשבונית מס קבלה וקבלה מקבלות גם פקודת תשלום. חשבון הבנק או כרטיס האשראי נבחר לפי ארבע הספרות האחרונות של הכרטיס או פרטי החשבון שבמסמך. כשהם לא מופיעים, נבחר החשבון שממנו הספק משולם בדרך כלל. שיעור ניכוי המס במקור נלקח מכרטיס הספק ונכנס לפקודת התשלום.

מאשרים ומייצאים

כל הפקודות מחכות במסך אישור אחד, המסמך לצד הפקודה. כל קביעה אפשר לשנות, ותיקון של חשבון או של שיעור מע״מ נלמד למסמכים הבאים של אותו ספק. אחרי האישור מורידים קובץ קליטה לחשבשבת, ל־Priority, ל־SAP או לריווחית, במספרי החשבונות של התיק. הספרים נשארים בתוכנה שלכם.

אותה ערימה, שתי דרכים

נניח שלקוח שלח חמישה מסמכים בסריקה אחת.

ב־H-SCAN אלה ארבע סריקות נפרדות ומסמך אחד שמוציאים מהערימה. ביומנאי זו העלאה אחת.

איך לבחור

• כל התיקים בחשבשבת, והמסמכים מגיעים ממוינים: H-SCAN יחסוך לכם את הקלדת השדות.
• העסק מנהל את עצמו במורנינג, או שהמשרד מוכן להעביר תיקים למערכת המייצגים שלה: ניהול ההוצאות הוא חלק מהמערכת.
• המסמכים מגיעים מעורבבים, והתיקים מתנהלים בחשבשבת, ב־Priority, ב־SAP או בריווחית: יומנאי מקבל את הערימה כמו שהיא ומחזיר פקודות מוכנות לאישור.

כדי לבדוק על מסמך שלכם, העלו אותו להדגמה. רצוי לבחור מסמך שדורש החלטה, כמו זיכוי או חשבונית של 2/3, ולראות איזו פקודה נבנית ממנו. התשלום ביומנאי הוא לפי מסמך, בחבילות מסמכים, בלי מנוי חודשי ובלי תשלום לפי תיק.